ビジネスシーンではメールでのやりとりを行う事もあるものですが、そこにはマナーが存在しますよね。
そして顔の見えないコミュニケーションなだけにマナーにはより一層気を配る事が大切ですが、どのようなマナーがあるのかを再度確認しておきましょう。
まず急ぎの場合にはメールでの連絡は避けるのが基本ですね。
いつでも送る事ができる便利な存在ゆえに気軽に送ってしまいがちですが、でも送った相手の方がすぐにチェックしてくれるとは限りませんよね。
そこまで重要な内容ではないのなら良いのですが、とても大切な要件だったりするとトラブルの原因になります。
そしてビジネス上のやりとりの場合ですと信頼関係を壊す可能性もありますので、内容次第では必ず電話による連絡を行うのが大切ですね。
要点を簡単に把握する事ができる内容であるのもポイントです。
時には相手の方が非常に忙しくしている可能性もありますが、そのような時に内容の分かり難い文面だったりすると迷惑になるのは容易に想像ができますよね。パッと見てすぐに要点を理解できる内容である事が大切ですので、シンプルな文面を心掛けるようにしましょう。
そして件名だけでも内容が分かるようにしておくのもポイントと言えます。
開いてみるまで内容が分からない件名ですと、場合によっては開いてもらえない可能性もありますので、要点を得た件名を心掛ける事が大切です。
本文のまとめを件名に書く形ですと分かり易いメールになりますので、相手の立場になって分かり易さを意識してみるようにしましょうね。
送り主の情報がきちんと確認できるようにしておくのも基本です。
どの企業のどんな人から来たメールなのかが分からないような内容ですと、失礼にあたってしまいます。送り主の身分を明記するのは大原則ですので、社名や部署名、氏名などを記入し、また返信先のアドレスや電話番号なども欠かさずに記入しておく事が大切です。
返信をする際に、「Re:」が多くなり過ぎないように気を付けるのもマナーですね。
返信をすると件名のところにRe:という文字が表示されますが、これはRegardingの略です。
「～の件ついて」という意味ですが、返信を重ねる度に沢山のRe:が出てしまうと見難くなってしまいます。
しかも常にRe:がついている状態の場合ですと、新規でメールを作成せずに以前に送られてきたメールへの返信という形で送っているという事ですので、受け手からしてもあまり良い気持ちはしないものです。
新規で作成するのが面倒だからと手抜きをしてしまうと、いつの間にか不快な思いをさせている可能性もありますので、Re:が一つ付いたら新規で作成するように心掛けるようにしましょう。
ちょっとした気配りができてこそマナーのある社会人として捉えられますのでしっかりと注意点を守ってやりとりを行う事が大切ですね。
このようにいくつかのマナーが存在しますが、マナー不足と捉えられない為にもしっかりとマスターしておきましょう。
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