“Outlookはグループウェアの中では既に知らない人はいないと言えるほど有名なソフトウェアです。その機能も非常に充実しており、多くの企業で導入されています。
Outlookの最大の特長は、何と言っても大半の企業で使用されているOSであるwindowsとの親和性です。同じマイクロソフト社で開発されているという事もありますが、Windowsの動きを妨げることなく快適に動作するという点が、忙しいビジネスの中で快適に使用出来る点からも非常に有利な部分です。
また、沢山の充実した機能を持っていることも評価の高い理由です。スケジュール機能、メール機能等は当然として、ファイルやホルダのセキュリティ管理、権限管理なども非常に充実しています。その為、権限の階層構造が普及している企業にとっては、セキュリティ管理が非常に簡単に正確に行えるのです。
Outlookのメール機能の特徴は、メールサーバーの種類を選ばずに高い機能をクライアント側で設定できることが最大の魅力です。一般的に単純なメールソフトの場合、単にメールを表示するだけですがOutlookの場合には差出人毎に管理したりタイトルごとに管理したり、またネストと言われる話題毎の系列に分類して管理することが出来るのも特徴です。この管理方法は非常に便利なもので、膨大なメールを処理するビジネスマンにとっては、時間を有効に使い的確に処理するという点で非常に強い味方になります。
また、単に機能がたくさんあるというだけでなく、それらの機能が相互に連動しより高い効果を生み出すことができるのもOutlookの大きな特徴です。良く使われるのが、会議開催の際の開催の案内から議事録の整理展開まで全て制御できる機能です。この機能はスケジュール機能、メール機能、フォルダ管理機能、セキュリティ管理機能などを駆使してほぼ自動的に行われてしまいます。例えばある会議を開催したい場合、スケジュールに会議予約を入力してメンバーを登録すると、登録されたメンバーに自動的に会議開催のメールが送信されます。さらに設定によっては、会議開催前に再度メールが送信されることもあり、会議出席を忘れないように配慮されます。また、会議開催後議事録を登録するとその議事録が登録された旨を伝えるメールが送信されます。議事録を登録する際にセキュリティ階層を設定しておけば、一定のメンバーのアクセス権限でしかその議事録を閲覧する権限が与えられずその他の人は閲覧することができないという事も出来るのです。
このようにOutlookは古くからその使いやすさと豊富な連携技術、高いセキュリティで多くの企業に導入されています。他社のグループウェアに比べWindowsとの親和性が高いため、非常に使いやすいことも大きな特徴です。特にセキュリティ面はMicrosoft社の他の製品と同様、定期的にUpdateが発表され無償で簡単にUpdate出来るため、最新の状態が保てるのも良いところです。
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